第一條 目的
對公司的有關工程造價咨詢有關的文件和資料進行控制與管理，確保公司的相關文件和資料處于受控狀態(tài)。
第二條 范圍
適用公司有關工程咨詢的成品文件和資料，（如工程預結算書、工程預結算計算紙、審核底稿、標書、合同）包括外來文件（如國際國家行業(yè)標準、法律法規(guī)、客戶提供的建筑工程施工圖、預結算書、計算底稿、變更聯(lián)系單、補充協(xié)議書等）。
第三條 職責
1、公司總師室負責對有關工程咨詢的文件和資料的保管和歸檔工作。
2、綜合管理部負責電子軟件的文件和資料的管理。
3、總工程師負責監(jiān)督上述二部門開展業(yè)務檔案的保管和歸檔并鑒發(fā)與工程負責有關的文件和資料。
4、公司負責人定期組織相關部門檢查業(yè)務檔案的管理工作。
第四條 制度
1、與工程咨詢有關的文件與資料，統(tǒng)稱為業(yè)務檔案，其具體分類如下：
工程文件：工程預算、結算書、工程概算書、工程評估書、工程概算、預算、結算計算紙原稿、招、投標書、證書、合同書、委托書、授權書、代理書、工程結算、審核報告、技術資料、工程概、預、結算規(guī)范、施工圖、規(guī)劃圖、規(guī)劃、總平、祥規(guī)、平、立剖圖、客戶提供的其他圖紙、法律法規(guī)、國際國家有關建設工程、招投標等方面的法律、法規(guī)、定額、省際地區(qū)有關的地方性法律法規(guī)價格信息。
2、上述文件統(tǒng)一由總工程師指定工程部專人負責保管和歸檔具體工作為：
收集、整理、編目、標識、貯存、并統(tǒng)一登記立冊。登記立冊應保持清晰，易于識別和檢索，并歸定保存期限。當上述文件超過保存期限時，應填寫銷毀申請單，經(jīng)總工程師審核，公司負責人審查批準意見后，由二人監(jiān)督予以銷毀。
3、儲存在電腦中的電子文件與資料，由公司負責人指定綜合管理部等人負責保管和儲存，具體工作為：
軟件儲存在硬盤中應注意病毒侵入，必要時應留有備份，并有防火設置， 必要時有關文件應予以加密。
4、業(yè)務檔案分為受控與非受控二類，由總工程師負責識別，并用"受控""非受控" 予以標識， "受控"類業(yè)務檔案原則上不得復印與外借，只限于本業(yè)務有關的人員使用(特殊情況由總工程師批準)， "非受控" 業(yè)務檔案，如需外借須經(jīng)總工程師批準，并由經(jīng)辦人登記。
5、對于客戶提供的技術圖紙，相關資料必須事先填寫"客戶提供資料清單"，并經(jīng)客戶確認后妥善保管和使用，一旦項目完成應如實交還客戶，以維護客戶的利益。
6、保管人員在檔案保存期內發(fā)生失竊，受潮變霉(包括電子文件丟失)或未經(jīng)同意擅自外借，復印造成泄密或造成公司經(jīng)濟損失的，一律予以行政處分，情節(jié)特別嚴重，造成重大經(jīng)濟損失者，依法追究法律責任。
第五條 本規(guī)定解釋權歸浙江科佳工程咨詢有限公司。
